Planning bénévoles

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AIDE

Aide bénévoles

S'inscrire en quelques étapes.

Choisissez le jour où vous souhaitez être bénévole.

Choisissez le département qui vous intéresse, puis l’emplacement proposé s’il y en a un.

Seuls les postes avec des places disponibles sont affichés.

Cliquez sur le créneau horaire qui vous convient.

Smartphone

Vue Cartes uniquement.

PC

Vous pouvez utiliser Cartes ou Tableau.

  1. Remplissez les informations demandées.
  2. Vérifiez votre choix.
  3. Validez l’inscription.

Utilisez le lien ou le code reçu lors de votre inscription pour retrouver votre inscription, puis modifiez-la ou annulez-la si cette fonction est proposée.

AIDE ADMIN

Guide administrateur

Les principales fonctions de gestion.

  1. Cliquez sur Connexion, choisissez Administrateur et entrez le mot de passe.
  2. Vue publique permet de contrôler le planning.
  3. Administration donne accès à toute la configuration.
L'administrateur voit toujours tous les départements, y compris ceux cachés au public et aux responsables.

Dans Paramètres généraux, vous pouvez modifier les informations principales de la manifestation, les options d'affichage et les réglages généraux.

Sécurité administrateur

Le mot de passe administrateur peut être modifié directement dans cette rubrique.

  1. Créez ou ouvrez un département.
  2. Renseignez son nom, ses informations et son responsable.
  3. Choisissez s'il doit être visible ou caché.
Un département caché reste visible pour l'administrateur mais est invisible pour les bénévoles et les responsables.
  1. Créez d'abord le compte dans Responsables.
  2. Renseignez nom, téléphone, email, utilisateur et mot de passe.
  3. Dans le département, choisissez ce responsable et activez si nécessaire Peut administrer ce département.

Un même responsable peut administrer plusieurs départements avec le même compte.

Dans chaque département, ouvrez Emplacements pour créer, modifier ou supprimer les différents postes physiques : entrée, caisse, bar, parking, etc.

Avant de supprimer un emplacement, vérifiez les créneaux qui y sont rattachés.

Les créneaux peuvent être créés ou modifiés depuis Administration ou directement dans la vue Tableau.

Tableau sur PC

Vous pouvez dessiner une plage horaire, déplacer un créneau ou ajuster son début et sa fin.

Contrôlez ensuite le résultat dans Vue publique.

Dans Bénévoles inscrits, l'administrateur peut consulter et gérer les inscriptions de tous les départements.

Utilisez les fonctions disponibles pour corriger les coordonnées, modifier une inscription ou gérer son affectation.

  1. Ouvrez Mailing.
  2. Sélectionnez les destinataires souhaités.
  3. Rédigez et vérifiez le message.
  4. Contrôlez toujours la liste des destinataires avant l'envoi.
Cartes

Lecture simple du planning, poste par poste.

Tableau

Vision globale et meilleur outil pour construire ou ajuster les horaires.

AIDE

Guide du responsable

Les opérations courantes, étape par étape.

  1. Cliquez sur Connexion dans le bandeau bleu.
  2. Choisissez votre nom dans la liste.
  3. Entrez votre mot de passe puis validez.

Une fois connecté, utilisez Vue publique pour contrôler le planning et Gestion pour administrer vos départements.

  1. Ouvrez Gestion.
  2. Vos départements apparaissent en premier et peuvent être modifiés.
  3. Ouvrez le département concerné pour modifier les informations autorisées.
Les autres départements publics sont volontairement très discrets et en lecture seule.
Les départements cachés par l'administrateur ne sont pas visibles.

Créer un emplacement

  1. Dans Gestion, ouvrez votre département.
  2. Ouvrez Emplacements puis cliquez sur + Emplacement.
  3. Renseignez le nom et les informations utiles, puis enregistrez.

Modifier ou supprimer

Ouvrez l'emplacement concerné puis utilisez les commandes de modification ou de suppression.

Avant de supprimer un emplacement, vérifiez les créneaux qui lui sont rattachés.

Créer

Dans Gestion → Créneaux horaires, ajoutez un créneau et choisissez le jour, l'emplacement, l'horaire et le nombre de places.

Depuis le Tableau

Sur PC, vous pouvez aussi dessiner directement une plage horaire. C'est la méthode la plus visuelle pour construire le planning.

Modifier / déplacer / supprimer

Utilisez le crayon pour ouvrir un créneau. Dans le Tableau, vous pouvez également le déplacer ou ajuster son début et sa fin.

Après une modification importante, contrôlez le résultat en Vue publique.
Cartes

Présentation simple, poste par poste. Pratique pour lire rapidement le planning.

Tableau

Vue chronologique. Plus pratique sur PC pour créer, déplacer et ajuster les créneaux.

Dans les deux vues, seuls vos départements sont modifiables. Les autres départements publics restent en lecture seule.

  1. Ouvrez Bénévoles inscrits.
  2. Consultez les personnes inscrites sur vos départements et leurs créneaux.
  3. Utilisez les fonctions disponibles pour corriger ou gérer une inscription.

Vous ne gérez pas les bénévoles des autres départements.

  1. Ouvrez Mailing.
  2. Sélectionnez les bénévoles concernés dans vos départements.
  3. Rédigez votre message.
  4. Vérifiez les destinataires et le texte avant l'envoi.

Connexion

Administrateur ou responsable de département

Vérification

4 derniers chiffres de votre téléphone
Exemple : pour +41 79 536 09 11, saisissez 0911.

👕 T-shirts à prévoir

Une personne n’est comptée qu’une seule fois, même si elle est inscrite à plusieurs créneaux horaires.

Listes & exports

Filtrez les bénévoles puis copiez les contacts ou exportez les listes en Excel.
0bénévoles uniques
0affectations
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